ISO19011:2002
Pedoman Audit QMS dan EMS (guidance of QMS and EMS Auditing)
Elemen ISO19011:2002
1. Ruang lingkup
2. Acuan normative
3. Istilah dan definisi
4. Prinsip audit.
5. Pengaturan program audit
5.1 Umum
5.2 Tujuan dan cakupan program audit
5.3 Tanggung jawab, sumber daya dan prosedur program audit
5.4 Penerapan program audit
5.5 Rekaman program audit
5.6 Pemantauan dan peninjauan program audit
6. Kegiatan audit
6.1 Umum
6.2 Permulaan audit
6.3 Pelaksanaan tinjauan dokurnen
6.4 Persiapan untuk kegiatan audit lapangan
6.5 Pelaksanaan kegiatan audit lapangan
6.6 Penyiapan, pengesahan dan penyampaian kapan audit
6.7 Penyelesaian audit
6.8 Pelaksanaan tindak lanjut audit
7. Kompetensi dan evaluasi auditor
7.1 Umum
7.2 Kepribadian.
7.3 Pemantauan dan ketrampilan.
7.4 Pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor dan pengalaman audit
7.5 Perneliharaan dan peningkatan kompetensi
7.8 Evaluasi auditor
Klausul 3. Definisi
Audit
Proses yang sistematik, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk
Definisi
Audit Pihak Pertama
Audit oleh organisasi sendiri. Dapat menjadi dasar “Pernyataan Diri Kesesuaian Organisasi”
Audit Pihak Kedua (eksternal)
Audit yang dilakukan oleh Pelanggan
Audit Pihak Ketiga (eksternal)
Audit yang dilakukan oleh Organisasi Eksternal yang memberikan registrasi atau sertiifikasi
Audit Kombinasi
Bila SMM dan SML diaudit bersamaan
Audit Gabungan
Bila 2 atau lebih organisasi melakukan audit secara bersamaan
Auditee
Organisasi yang diaudit
Auditor
Orang yang memiliki kompetensi untuk melakukan Audit
Tim Audit
Satu atau lebih auditor
Tenaga Ahli
Orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada Tim Audit
Klausul 4. Prinsip Audit
Prinsip Auditor
1. Kode Etik: Dasar Profesionalisme
Dapat dipercaya, punya integritas, menjaga kerahasiaan dan berpendirian
2. Penyajian yang objektif: Fair
Melaporkan secara benar dan akurat. Temuan, Kesimpulan, dan Laporan Audit.
3. Profesional: Kesungguhan dalam Penilaian Audit Memiliki Kompetensi yang sesuai
Audit Kombinasi
Bila SMM dan SML diaudit bersamaan
Pendekatan berdasarkan bukti
Klausul 5. Pengelolaan Program Audit
5.1 Umum
5.2 Tujuan dan Cakupan Program Audit
5.2.1 Tujuan Program Audit
Tujuan Audit:
1. Prioritas Manajemen
2. Tujuan Komersial
3. Persyaratan Sistem Manajemen
4. Persyaratan Peraturan Perundangan
5. Evaluasi Pemasok
6. Persyaratan Pelanggan
7. Kebutuhan dari pihak lain yang berkepentingan
8. Resiko terhadap organisasi
5.2 Tujuan dan Cakupan Program Audit
5.2.2 Cakupan Program Audit
Cakupan Program Audit:
1. Ukuran, Sifat, dan kompleksitas Organisasi
2. Ruang Lingkup, Tujuan, dan Jangka Waktu
3. Frekuensi Pelaksanaan Audit
4. Peraturan Perundangan dan Persyaratan Kontral
5. Kebutuhan akreditasi atau sertifikasi
6. Kesimpulan Audit sebelumnya
7. Isu budaya, bahasa, social
8. Perhatian pihak yang berkepentingan
9. Perubahan yang signifikan pada organisasi
5.3 Tanggung Jawab, Sumber Daya, dan Program Audit
5.3.1 Tanggungjawab Program Audit
Personel bertanggung jawab untuk:
1. Menetapkan Tujuan dan Cakupan Program Audit
2. Menetapkan Tanggung Jawab dan Prosedur, dan menjamin tersedianya Sumber daya
3. Menjamin penerapan Program Audit
4. Menjamin rekaman program audit dipelihara
5. Memantau, meninjau, dan meningkatkan program audit
5.3 Tanggung Jawab, Sumber Daya, dan Program Audit
5.3.2 Sumber Daya Program Audit
Pertimbangan Sumber Daya meliputi:
1. Sumber Daya keuangan terkait kegiatan Audit
2. Teknik Audit
3. Kompetensi Auditor
4. Cakupan Program Audit
5. Waktu perjalanan, Akomodasi, dan kebutuhan audit lainnya
5.3.3 prosedur Program Audit
Prosedur Program Audit meliputi:
1. Perencanaan dan Penjadwalan Audit
2. Pemastian Kompetensi Auditor dan Ketua Tim Audit
3. Pemilihan Tim Audit
4. Pelaksanaan Audit
5. PelaksanaanTindak Lanjut Audit
6. Pemeliharaan rekaman program Audit
7. Pemantauan Kinerja dan keefektifan program audit
8. Pelaporan kepada Manajemen Puncak
5.5 Rekaman Program Audit
Rekaman Program Audit meliputi:
1. Rekaman terkait pelaksanaan kegiatan audit - Rencana audit
- Laporan audit
- Laporan ketidaksesuaian
- Laporan tindakan korektif dan pencegahan - Laporan tindak lanjut audit
2. Hasil tinjauan program audit
3. Rekaman terkait personel audit
- Kompetensi auditor dan evaluasi kinerja
- Pemilihan tim audit
- Pemeliharaan dan Peningkatan Kompetensi
Klausul 6. Kegiatan Audit
6.2 Permulaan Audit
6.2.1 Penunjukkan ketua Tim Audit
Ketua Tim Audit ditunjuk oleh Personel yang diberi tanggung jawab
6.2.5 Kontak awal dengan auditi
Kontak awal dengan auditi dapat diakukan secara formal atau tidak formal. namun sebaiknya dilaksanakan oleh personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit atau ketua tim audit.
Tujuan kontak awal ini adalah untuk:
1. membentuk saluran komunkasi dengan perwakilan audit.
2. mengkonfirmasikan kewenangan untuk melaksanakan audit.
3. memberikan informasi penting waktu dan komposisi tim audit yang diusulkan.
4. meminta akses terhadap dokumen yang sesuai, termasuk rekaman.
5. menentukan aturan keselamatan yang berlaku dilapangan.
6. membuat pengaturan untuk pelaksanaan audit. Dan
7. menyepakati kehadiran pemantau dan kebutuhan pemandu untuk tim audit.
6.4.3 Penyiapan Dokumen Kerja
Dokumen Kerja mencakup:
1. Daftar periksa dan rencana sampling audit
2. Formulir, seperti bukti pendukung, temuan audit, dan rekaman rapat
6.5 Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan
6.5.1 Pelaksanaan Rapat Pembukaan
Dilakukan dengan Manajemen Auditii atau personel auditii yang bertanggungjawab. Maksud rapat pembukaan:
1. Konfirmasi rencana audit
2. Ringkasan bagaimana kegiatan audit akan dilaksanakan
3. Konfirmasi saluran komunikasi
4. Tanya jawab dengan auditiii
Untuk situasi audit lainnya, rapat sebaiknya formal dan rekaman kehadiran sebaiknya disimpan. Rapat sebaiknya dipimpin oleh ketua tim audit, dan hal-hal berikut sebaiknya dipertimbangkan:
a) perkenalan peserta, terrnasuk ringkasan tugasnyaiperanannya:
b) konfirmasi tujuan, ruang Iingkup dan kriteria audit;
c) konfirrnasi jactwal audit dan pengaturan lain dengan audit( seperti tanggal dan waktu untuk rapat penutupan, rapat interim antara tim audit dan manajemen auditi, serta perubahan yang menyusul;
d) metode dan prosedur yang digunakan untuk melaksanakan audit, termasuk menjelaskan kepada auditi bahwa bukti audit hanya akan didasarkan pada sampel informasi yang tersedia dan oleh karena itu terdapat unsur ketidakpastian dalam audit;
e) konfirmasi saluran komunikasi formal antara tim audit dan auditi;
f) konfirmasi Bahasa yang digunakan selama audit;
g) konfirmasi bahwa selama audit, auditi akan selalu diberi informasi perkembangan audit:
h) konfirmasi bahwa sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan oleh tiro audit tersedia;
i) konfirmasi hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan;
j) konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat: dan keamanan yang sesuai untuk tim audit;
k) konfirrnasi keterseciiaan, peran dan identitas setiap pemandu;
l) metode pelaporan: termasuk pengkategorian ketidaksesuaian;
m) informasi tentang kondisi yang dapat menyebabkan audit diakhiri;
n) informasi tentang sistem banding terhadap pelaksanaan dan kesimpufan audit.
6.5 Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan
6.5.4 Pengumpulan dan verifikasi informasi
1. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang dapat menjadi bukti audit
2. Bukti audit sebaiknya direkam
3. Bukti audit didasarkan pada sampel informasi yang tersedia
Metode pengumpulan informasi
1. Wawancara
2. Tinjauan Dokumen
3. Pengamatan kegiatan
6.5 Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan
6.5.5 Perumusan temuan audit
Kesesuaian (ketidaksesuaian) sebaiknya:
1. Menunjukkan lokasi, fungsi, atau proses yang diaudit
2. Bukti direkam
Ketidaksesuaian dapat dikelompokkan.
6.5 Pelaksanaan Kegiatan Audit Lapangan
6.5.6 Penyiapan Kesimpulan Audit
Tim audit berunding sebelum rapat penutupan
6.6 Penyiapan, pengesahan, dan penyampaian laporan audit
6.6.1 Penyiapan Laporan Audit
Tim audit berunding sebelum rapat penutupan
1. Meninjau temuan audit
2. Menyetujui kesimpulan audit
3. Menyiapkan rekomendasi
Laporan audit sebaiknya memberikan rekaman audit yang lengkap, akurat, singkat dan jelas, dan sebaiknya mencakup atau mengacu pada hal-hal berikut:
a. tujuan audit;
b. ruang lingkup audit: khususnya identifikasi unit-unit organisasi dan fungsional atau proses yang diaudit dan periode waktu yang dicakup;
c. identifikasi klien audit;
d. identifikasi ketua Mil audit dan anggotanya;
e. tanggal dan lokasi tempat kegiatan audit lapangan dilaksanakan;
f. kriteria audit ;
g. temuan audit;
h. kesimpulan audit_
Laporan audit dapat juga mencakup atau mengacu pada hal-hal berikut, bila sesuai:
a. rencana audit;
b. daftar perwakilan pihak auditi;
c. ringkasan proses audit, termasuk ketidakpastian darilatau setiap hambatan yang dihadapi yang dapat menyebabkan penurunan tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit;
d. konfirrnasi bahwa tujuan audit telah dipenuhi sesuai dengan ruang lingkup audit dan rencana audit;
e. areal yang tidak dicakup, meskipun dalam ruang lingkup audit;
f. setiap perbedaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara tirn audit dan auditi;
g. rekomendasi untuk peningkatan, bila ditetapkan dalam tujuan audit;
h. rencana tindak lanjut yang ciisepakati, bila ada;
i. pernyataan sifat kerahasiaan isi laporan;
j. daftar penyebaran laporan audit.
6.6.2 Pengesahan dan penyampaian laporan audit
Laporan audit sebaiknya diterbitkan dalam periode waktu yang disepakati. Bila hal ini tidak memungkinkan, alasan untuk penundaan sebaiknya dikomunikasikan kepada klien audit dan tanggal penerbitan yang baru sebaiknya disepakati.
Laporan audit sebaiknya diberi tanggal, ditinjau dan disahkan sesuai dengan prosedur program audit.
Laporan audit yang telah disahkan sebaiknya disampaikan kepada penerima yang ditetapkan oleh klien audit.
Laporan audit adalah milik klien audit. Anggota tim audit dan seluruh penerima laporan sebaiknya menghorrnati dan mernelihara kerahasiaan laporan.
6.8 Pelaksanaan tindak lanjut audit
Kesimpulan audit dapat menunjukkan keperluan untuk tindakan korektif, pencegahan atau peningkatan. Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai bagian audit Auditi sebaiknya tetap memberikan informasi kepada klien audit tentang status tindakan tersebut.
Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan sebaiknya diverifikasi. Verifikasi ini dapat merupakan bagian dari audit selanjutnya.
Program audit dapat rnenetapkan pelaksanaan tindak lanjut oleh anggota tim audit, yang dapat rnemberikan nilai tambah dengan rnemanfaatkan keahliannya. Dalam hal seperti ini, pemeliharaan keindependenan pada kegiatan audit selanjutnya sebaiknya diperhatikan.
7 Kompetensi dan evaluasi auditor
7.1 Umum
Kepercayaan dan keandalan dalam proses audit tergantung pada kompetensi personel yang rnelaksanakan audit Kompetensi ini didasarkan pada peragaan dari:
1. kepribadian seperti yang diuraikan dalam pasal 7.2, dan
2. kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan ketrampilan seperti yang diuraikan dalam pasal 7.3 yang diperoleh melalui pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor clan pengalaman audit seperti yang diuraikan dalam pasal 7.4.
Beberapa pengetahuan dan ketrampilan seperti yang diuraikan di pasal 7.3 adalah bersifat umum untuk auditor sistem manajemen mutu dan lingkungan, dan beberapa diantaranya adalah spesifik untuk auditor dari setiap disiplin.
Auditor mengembangkan, memelihara dan meningkatkan kornpetensinya melalui pengembangan profesional yang berkesinambungan dan pecan aktif secara teratur dalam audit (lihat pasal 7_5).
Proses untuk evaluasi auditor dan ketua tim audit diuraikan dalam pasal 7.6.
Seorang auditor sebaiknya:
a. etis yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, lulus, jujur serta bijaksana;
b. terbuka yaitu mau mempertirnbangkan pandangan atau altematif;
c. diplomatik yaitu bijaksana dalam rnenghadapi orang lain;
d. suka mernperhatikan yaitu secara aktif menyadari kegiatan dan Iingkungan fisik yang ada disekitarnya;
e. cepat mengerti yaitu secara naluriah menyadari dan mampu memahami situasi;
f. luwes (versatile) yaitu selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda;
g. tangguh yaitu teguh, fokus pada pencapaian tujuan;
h. tegas yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis; dan
i. percaya diri yaitu bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif.
7.3 Pengetahuan dan ketrampilan
7.3.1 Pengetahuan dan ketrampilan umum auditor sistem manajenien mutu dan sistem manajemen Iingkungan
Auditor sebaiknya memiliki pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang-bidang berikut.
a. Prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit: untuk menjamin auditor mampu menerapkan prinsip, prosedur, teknik yang sesuai untuk audit yang berbeda dan menjarnin bahwa audit dilaksanakan secara konsisten dan sistematis. Seorang auditor sebaiknya mampu untuk
- menerapkan prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit,
- merencanakan dan mengorganisir kerja secara efektif,
- rnelaksanakan audit sesuai dengan jadwal waktu yang disepakati;
- memprioritaskan dan memfokuskan hal-hal yang signifikan,
- mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan, mengamati dan rneninjau dokumen, rekaman dan data secara efektif,
- memahami kesesuaian dan konsekuensi penggunaan teknik sampling untuk audit
- memverifikasi keakuratan informasi yang dikumpulkan,
- mengkonfirmasikan kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk mendukung temuan dan kesimpuIan audit,
- mengakses faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tingkat kepercayaan terhadap temuan dan kesimpulan audit,
- menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan audit,
- menyiapkan laporan audit;
- memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi, dan
- mengkomunikasikan secara efektif, baik melalui kemarnpuan berbahasa secara independen atau melalui penterjemah.
b. Dokumen sistem manajemen dan rujukan: untuk menjamin auditor mampu memahami ruang ringkup audit dan menerapkan kriteria audit. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- penerapan sistem manajemen untuk organisasi yang berbeda,
- berkaitan antara komponen sistem manajemen,
- standar sistem manajemen mutu atau lingkungan, prosedur yang berlaku atau dokumen sistem manajemen lainnya yang digunakan sebagai kriteria audit:
- pengetahuan tentang perbedaan antara dan prioritas dari berbagai dokumen rujukan,
- berlakunya dokumen rujukan untuk situasi audit yang berbeda, dan
- sistem informasi dan teknologi untuk kewenangan, keamanan: penyebaran dan pengendalian dokumen, data dan rekaman.
c. Situasi organisasi: untuk menjamin auditor mernahami konteks aperasianal organisasi. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- ukuran, struktur, fungsi dan hubungan kerja organisasi,
- proses bisnis secara umum dan terminologi yang terkait, dan
- adat istiadat, budaya dan sosial pihak audit.
d. Persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang berlaku untuk disiplin yang sesuai: untuk menjamin auditor mampu bekerja dengan mengacu pada persyaratan yang berlaku bagi organisasi yang diaudit. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup :
- kode praktek dan peraturan perundang-undangan nasional, regional dan lokal,
- kontrak dan perjanjian,
- perjanjian dan konvensi intemasional, dan
- persyaratan lain yang diikuti organisasi.
7.3.2 Pengetahuan dan ketrampilan umum ketua tim audit
Ketua tim audit sebaiknya memiliki pengetahuan dan ketrampilan tambahan dalam rnemimpin audit untuk memfasilitasi pelaksanaan audit yang efektif dan efisien.
Ketua tim audit sebaiknya mampu untuk:
1. merencanakan audit dan rnenggunakan sumber daya secara efektif selama audit,
2. mewakili tim audit dalam komunikasi dengan klien audit dan auditi
3. mengorganisir dan mengarahkan anggota tim audit,
4. memberikan arahan dan panduan untuk auditor yang magang,
5. memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulan audit,
6. mencegah dan mengatasi konflik, dan
7. menyiapkan dan melengkapi laporan audit
7.3.3 Pengetahuan dan ketrampilan khusus auditor sistem manajemen mutu
Auditor sistem manajemen mutu sebaiknya merniliki pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang berikut:
a) Metode dan teknik yang terkait dengan mutu: untuk menjamin auditor mampu memeriksa sistem manajemen multi dan menghasilkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai. Pengetahuan dan ketrampilan audit dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- kosa kata mutu,
- prinsip manajemen mutu dan penerapannya, dan
- prasarana manajemen mutu dan penerapannya [misalnya pengendalian proses secara statistik, analisis kemungkinan carat dan efeknya (Failure Made and Effect Analysis), dan lain-lain].
b) Proses dan produk, termasuk jasa: untuk menjamin auditor mampu memahami konteks teknologi dari audit yang dilaksanakan. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup
- kosa kata sektor spesifik,
- karakteristik teknis dad proses dan produk, termasuk jasa, dan
- proses dan praktek pada sektor spesifik
7.3.4 Pengetahuan dan ketrampilan khusus auditor sistem manajemen lingkungan.
7.3.5 Auditor sistem manajemen lingkungan sebaiknya memiliki pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang berikut:
a) metode dan teknik manajemen lingkungan: untuk menjamin auditor mampu memeriksa sistem manajemen lingkungan dan menghasilkan temuan dan kesimpulan audit yang sesuai. Pengetahuan dan ketrampilan audit dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- kosa kata lingkungan,
- prinsip-prinsip manajemen lingkungan dan penerapannya, dan
- prasarana manajemen lingkungan (seperti evaluasi aspek
- dampak pengkajian daur hidup, evaluasi kinerja lingkungan, dan lain-lain).
b) Ilmu pengetahuan dan teknologi lingkungan: untuk menjamin auditor mampu memahami hubungan mendasar antara kegiatan manusia dan lingkungannya. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- dampak kegiatan manusia pada lingkungannya,
- keterkaitan dalam ekosistem,
- media lingkungan (misalnya udara, air dan tanab),
- manajemen sumber daya alam (misalnya balian bakar fosil, air, flora dan fauna), dan
- metode umum perlindungan lingkungan.
c) Aspek-aspek teknis dan lingkungan dalam kegiatan operasi: untuk menjamin auditor mampu memahami keterkaitan antara kegiatan, produk, jasa dan operasi auditi dengan lingkungan. Pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang ini sebaiknya mencakup:
- kosa kata sektor spesifik,
- aspek dan dampak lingkungan,
- metode untuk mengevaluasi aspek lingkungan yang signit kan,
- karakteristik kritis clan proses operasi, produk dan jasa,
- teknik pemantauan clan pengukuran, dan
- teknologi untuk mencegah pencemaran.
7.4 Pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor dan pengalaman audit
7.4.1 Auditor
Auditor sebaiknya memiliki pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor dan pengalaman audit berikut:
a) Auditor sebaiknya telah menyelesaikan pendidikan yang cukup untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan seperti yang disebut dalam pasal 7.3.
b) Auditor sebaiknya memiliki pengalaman kerja yang dapat mendukung pengembangan pengetahuan dan ketrampilan seperti yang diuraikan dalam pasal 7.3.3 dan 7.3.4. Pengalaman kerja ini sebaiknya dalam posisi teknis, manajer atau profesional yang mencakup latihan mengambil keputusan, penyelesaian masalah, dan komunikasi clengan personel pengelola (managerial) atau profesional lain, sejawat, pelanggan dan atau pihak yang berkepentingan lainnya. Bagian dan pengalaman kerja tersebut sebaiknya dalam posisi yang mempunyai kegiatan yang memberi kontribusi terhadap pengembangan pengetahuan dan ketrampilan dalam:
- bidang manajemen mutu untuk auditor sistem manajemen mutu, dan
- bidang manajemen lingkungan untuk auditor sistem manajemen lingkungan.
c) Auditor sebaiknya telah menyelesaikan pelatihan auditor yang dapat memberi kontribusi pada pengembangan pengetahuan dan ketrampilan seperti yang diuraikan dalam pasal 7_3.1 serta 7.3.3 dan 7.3.4. Pelatinan ini dapat diberikan oleh personel internal organisasi atau oleh organisasi eksternal.
d) Auditor sebaiknya memiliki pengalaman audit dalam kegiatan seperti yang diuraikan dalam pasal 6. Pengalaman ini sebaiknya telah diperoleh melalui arahan dan panduan dari auditor yang kompeten sebagai ketua tim audit untuk disiplin yang sama.
CATATAN Cakupan arahan dan panduan (dalam pasal ini dan dalam pasal 7.4.2, 7.4.3) yang diperlukan selama audit ditentukan oleh personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit dan ketua tim audit.
Ketentuan mengenai arahan dan panduan tersebut tidak dimaksudkan berupa pengawasan terus menerus dan tidak mensyaratkan seseorang ditunjuk khusus hanya untuk melakukan tugas tersebut
7.4.2 Ketua tim audit
Ketua tim audit sebaiknya telah memiliki pengalaman audit tambahan untuk mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan seperti dalam pasal 7.3.2. Pengalarnan tambahan ini sebaiknya telah diperoleh selama bertindak sebagai ketua tim audit.
7.4.3 Auditor yang mengaudit sistem manajemen mutu dan lingkungan
Auditor sistem manajemen mutu atau sistem manajemen lingkungan yang ingin menjadi auditor untuk disiplin yang kedua:
a) sebaiknya memiliki pelatihan dan pengalaman kerja yang diperlukan untuk memperoleh pengetahuan dan Ketrampilan untuk disiplin yang kedua tersebut, dan
b) sebaiknya telah melaksanakan audit yang mencakup disiplin yang kedua tersebut di bawah arahan dan panduan dari auditor yang kompeten sebagai ketua tim audit untuk disiplin yang kedua tersebut.
Ketua tim audit untuk salah satu disiplin sebaiknya memenuhi rekomendasi di atas, untuk dapat menjadi ketua tim audit bagi disiplin yang kedua tersebut.
7.4.4 Tingkat pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor dan pengalaman audit
Organisasi sebaiknya menetapkan tingkat pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor dan pengalaman audit yang diperlukan auditor untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang sesuai dengan program audit dengan menerapkan Langkah 1 dan 2 dan proses evaluasi yang diuraikan.
Pengalaman telah menunjukkan bahwa tingkat yang diberikan adalah sesuai untuk auditor yang melaksanakan sertitkasi atau audit yang serupa. Tergantung dari program audit: tingkat yang lebih tinggi atau lebih rendah mungkin diperlukan.
7.5 Pemeliharaan dan peningkatan kornpetensi
7.5.1 Pengembangan profesional berkesinarnbungan
Pengembangan profesional berkesinambungan terkait dengan pemeliharaan dan peningkatan pengetanuan, ketrarnpilan dan kepribadian. Hal ini dapat dicapai rnelalui cara seperti pengalaman kerja tambahan, pelatihan, belajar sendiri, pendampingan (coaching), menghadiri rapat, seminar dan konperensi atau kegiatan lain yang sesuai. Auditor sebaiknya menunjukkan pengembangan profesional secara berkesinambungan.
Kegiatan pengembangan profesional secara berkesinarnbungan sebailinya
mempertimbangkan perubahan dalarn Kebutuhan perorangan dan organisasi, praktek audit, persyaratan standar dan persyaratan lain.
7.6 Evaluasi auditor
7.6.1 Umum
Evaluasi terhadap auditor dan ketua tim audit sebaiknya direncanakan, dilaksanakan dan direkam sesuai dengan prosedur program audit untuk memberikan keluaran yang objektif, konsisten, netral dan dapat dipercaya. Proses evaluasi sebaiknya mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan upaya peningkatan ketrampilan lain.
Evaluasi auditor dapat dilaksanakan pada tahap yang berbeda sebagai berikut:
- evaluasi awal terhadap personel yang ingin menjadi auditor;
- evaluasi auditor sebagai bagian proses seleksi tim audit
- evaluasi berkesinambungan terhadap kinerja auditor untuk mengidentifikasi kebutuhan perneliharaan dan peningkatan pengetanuan dan ketrampilan
7.6.2 Proses evaluasi
Proses evaluasi mencakup empat tahap utama_
Tahap 1. Identifikasi kepribadian serta pengetahuan dan ketrampilan untuk rnemenuhi kebutuhan program audit.
Dalam menetapkan pengetahuan dan ketrampilan yang sesuai, berikut sebaikinya dipertimbangkan:
- ukuran, sifat dan kompleksitas organisasi yang diaudit;
- tujuan dan cakupan program audit;
- persyaratan sertifikasi registrasi dan akreditasi;
- peran proses audit dalam manajernen organisasi yang diaudit;
- tingkat kepercayaan yang dipersyaratkan dalam program audit;
- kompleksitas sistem manajerrien yang diaudit
Tahap 2 Penyusunan kriteria evaluasi.
Kriteria dapat bersifat kuantitatif (seperti berapa tahun pengalaman kerja dan pendidikan, jumlah audit yang dilaksanakan, jam pelatinan audit) atau kualitatif (seperti memiliki kepribadian yang dapat diperagakan, pengetahuan atau kinerja ketrampilan, baik dalam pelatihan ataupun di tempat kerja).
Tahap 3 Pemilihan metode evaluasi yang sesuai_
Evaluasi sebaiknya dilaksanakan oIeh seorang atau sekelompok orang (panel) dengan menggunakan satu atau lebih metode yang dipilih.
Hal berikut sebaiknya diperhatikan:
- metode tersebut menggambarkan beberapa pilihan yang mungkin tidak dapat diterapkan dalam seluruh situasi,
- berbagai metode tersebut dapat berbeda dalam tingkat keandalannya,
- biasanya kombinasi dari metode tersebut sebaiknya digunakan untuk menjamin bahwa hasilnya adalah objektif, konsisten, netral dan dapat diandalkan.
Tahap 4 Pelaksanaan evaluasi
Dalam tahap ini informasi tentang personel yang terkumpul dibandingkan dengan sejumlah kriteria. Bila personel tersebut tidak memenuhi kriteria, maka yang bersangkutan disyaratkan untuk memiliki pelatihan tambahan, pengalarnan kerja dan atau audit, dan selanjutnya evaluasi yang dapat dilaksanakan.
